지출결의서 양식과 작성방법 (지출결의서란?)

오늘은 지출결의서에 대해서 이야기를 해보려 한다. 지출결의서란 무엇이며, 지출결의서 작성방법은 어떻게 되는지 그리고 지출결의서 양식을 공유해보도록 하자. 지출결의서는 회사에서 업무처리를 위해 필요한 비용을 처리하는 서류로 활용이 된다. 대다수의 업체에서 직원들이 사용한 비용에 대해 지출 결의서를 작성하고 이를 회계자료로 이용을 한다.

1. 지출결의서란?

지출결의서란 회사에서 사용되는 내부 문서중 하나로 업무를 진행하면서 발생되는 비용을 집행하기 위해서 사용되는 서류라고 할 수 있다. 지출결의서는 사전 승인이 기본이며, 필요에 따라서는 사후 지출결의서를 작성해서 제출하는 경우도 있다. 대다수 규모가 큰 회사에서는 사전에 승인받고 비용을 사용하게 되지만 작은 회사의 경우 먼저 지출을 하고 보고용으로 지출결의서를 작성하는 경우도 있다.

2. 지출결의서 작성방법

기본적으로 회사에는 지출결의서 양식을 가지고 있는데 해당 지출결의서 양식이든 온라인에서 무료로 제공되는 지출결의서 양식이든 일단 어떤 양식이든 사용하면 되지만, 회사에 기본 지출결의서 양식이 있다면 해당 양식을 이용하는 것이 가장 좋으며, 없다면 무료로 받은 지출결의서 양식으로 이용하여, 자기의 회사 양식으로 작성해 두는 것이 좋다.

1) 일정 금액까지만 인정

지출결의서로 경비를 지출한다면 일정 금액까지만 가능하다 그이외에는 세금계산서 및 신용카드 매출 전표를 통해 증빙을 받아야 한다. 경비지출 일정 금액인 3만 원 이하의 경우 간이 영수증으로 처리를 해야 한다.

물론 영수증이 불가능한 경우가 있는데 이때는 부서장이 확인한 지출결의서를 작성하여야 한다. 또한 물품대금, 가지급금등을 지급하는 경우에도 관련 증빙서류를 지출결의서와 함께 제출하여야 증빙 처리가 될 수 있다.

2) 관련 증빙 자료 처리

지출결의서를 작성하는 경우 지출결의서 뒷면에 관련 증빙 자료를 첨부하게 된다.

3) 항목 분명히 기재

자금과 회계의 기초 자료이므로 분명하게 작성해야하낟. 지출 내용, 사용부서, 대금지급시기, 결제조건 등등을 작성해야 하며, 손님을 접대해야 할 경우 언제 어떤 손님에게 접대를 하는지도 분명하게 기재해야 한다.

4) 결재를 받아야 한다.

모든 지출결의서 양식에는 지출을 승인해 주는 확인란이 있는데 최종 결정자인 책임자나 대표자, 임원이 결제하고, 실제 자금을 입금하는 경리부의 책임자의 사인이 모두 들어가야 한다. 그래서 담당자는 적절하게 집행이 되는 관계를 확인할 수 있게 된다.

5) 제목과 사용 금액과 부서

자금을 사용하는 부서에 대한 정확한 작성이 필요하며, 지출 금액란에는 한글과 숫자를 이용하여 적는다. 그리고 전체 제목을 설정할때는 대표적인 거래 내용을 타이틀로 사용하여 적는다.

6) 비고

비고란은 그냥 지나치는 경우도 많은데 만약 특이사항이 있는경우 이해를 돕기 위해 비고란을 이용하여 승인자가 판단할 수 있도록 한다.

3. 지출결의서 양식

지출결의서 양식은 표준 양식이 존재 하지 않기 때문에 기본적인 양식 데이터를 이용하여 자기 회사화 시키면 된다. 대다수 회사는 기본적으로 지출 결의서를 가지고 있기도 하기 때문에 일단은 경리부에 요청해 보고 없다면 아래 첨부되는 지출결의서 양식을 이용하는 것도 좋은 방법이다.